Tietosuoja- ja rekisteriseloste

JÄSENTIETO- JA MAKSUREKISTERI

EU:n tietosuoja-asetuksen (2016/679) ja tietosuojalain (1050/2018) mukainen yhdistetty tietosuoja- ja rekisteriseloste

1. Rekisterinpitäjä

Erityisalojen toimihenkilöiden työttömyyskassa

Asemamiehenkatu 4, 00520 HELSINKI, p 09 613 231
Y-tunnus: 0224156–1
www.erityisalojentoimihenkiloidentyottomyyskassa.fi

2. Yhteyshenkilöt rekisteriä koskevissa asioissa

Tietosuojavastaava Mika Valkonen
Harjulankatu 4 A 1, 15150 Lahti
p. 050 049 3578
mika.valkonen@esimiesliitto.com

Kassanjohtaja Esa Kivistö
p. 09 6132 3250
esa.kivisto@erityisalojentk.fi

Järjestelmäasiantuntija Toni Mamia
toni.mamia@eritysalojentk.fi
Asemamiehenkatu 4, 00520 Helsinki

3. Rekisterin nimi Jäsen- ja maksatusrekisteri

4. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperuste

Henkilötietojen käsittely perustuu kassan jäsenyyteen sekä lakisääteiseen velvoitteeseen EU:n yleinen tietosuoja-asetus (2016/679) 6 artiklan 1 kohdan c-alakohta ja tietosuojalain (1050/2018) 1 luvun 6§:n 2 kohta. Velvoite perustuu työttömyyskassalain (603/1984) 1 §:ään.

5. Yleistä henkilötietojen käsittelystä

Siltä osin kuin henkilörekisteri sisältää henkilötietoja, niiden käsittelyssä noudatetaan EU yleistä tietosuoja-asetusta, tietosuojalakia ja muita kulloinkin voimassa olevia lakeja, asetuksia, määräyksiä ja viranomaisohjeita, jotka koskevat henkilötiedon käsittelyä. Henkilötiedolla tarkoitetaan tietoa,
joka on yhdistettävissä tiettyyn henkilöön. Tässä asiakirjassa kuvataan tarkemmin henkilötietojen keräämistä, käsittelyä ja luovutusta koskevat menettelytavat eli rekisteröidyn oikeudet.

6. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus

Henkilörekisterin tietoja käytetään työttömyysturvalaissa (1290/2002) tarkoitetun ansioturvan ja vuorotteluvapaalaissa (1305/2002) tarkoitetun vuorottelukorvauksen järjestämiseen työttömyyskassan jäsenille, työttömyyskassan jäsenten palveluun jäsenyyttä ja etuuksia koskevissa asioissa sekä sosiaaliturvasopimuksissa säädettyjen tehtävien hoitamiseen. Tämän tehtävän hoitamiseksi Erityisalojen toimihenkilöiden työttömyyskassan jäsentieto- ja maksurekisteriin kirjataan henkilötietoja, joita käytetään lakisääteisessä etuusasioiden ja jäsenyysasioiden käsittelyssä. Lisäksi tietoja käytetään etuustietojen selvittämiseen verottajalle, Eläketurvakeskukselle, työttömyysvakuutusrahastolle, sosiaali- ja terveysministeriölle, työ- ja
elinkeinoministeriölle, Finanssivalvonnalle sekä muille tahoille, joilla on lakiin perustuva tietojensaantioikeus.

Rekisterin pitämistä ja sen sisältöä koskee esimerkiksi seuraava erityislainsäädäntö:

  • työttömyysturvalaki/soveltamisohjeet
  • laki julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta
  • työttömyyskassalaki
  • asetus julkisesta työvoima- ja yrityspalvelusta
  • asetus työttömyysturvalain täytäntöönpanosta
  • asetus työttömyyskassalain täytäntöönpanosta
  • laki vuorotteluvapaasta

Erityisalojen toimihenkilöiden työttömyyskassa ei pysty toimeenpanemaan etuuksien maksamista,
ellei rekisteröity toimita käsittelylle tarpeellisia tietoja.

7. Rekisterin tietosisältö

Erityisalojen toimihenkilöiden Työttömyyskassan maksatusjärjestelmän rekisteriin tallennetaan seuraavia tietoja:

  • työttömyyskassan jäsenten lukumäärä
  • työttömyyskassan jäsenenä olevien henkilötiedot, henkilötunnus ja yhteystiedot
  • työttömyyskassan jäsenten liittymis- ja ero-/erottamispäivät
  • työttömyyskassan jäsenyyden päättymissyy
  • työttömyyskassan jäsenten edellinen työttömyyskassa
  • työttömyyskassan jäsenten maksama jäsenmaksumäärä ja mihin ajanjaksoon jäsenmaksu kohdistu
  • mihin työttömyyskassan asiamiespiiriin kukin jäsen kuuluu
  • työpaikka- ja työnantajatiedot
  • työttömyys ajanjaksot
  • etuuksien korvausten suorittamiseen liittyvät tiedot
  • mahdolliset valitusasioihin, takaisinperintään tai väärinkäytösten käsittelyyn liittyvät tiedot
  • työttömyysetuuksien lapsikorotuksen saamiseksi lain edellyttämät tiedot (kuten lasten lukumäärä)
  • lausunto työvoimapoliittisista edellytyksistä

8. Säännönmukaiset tietolähteet

Henkilötietoja kerätään jäseneksi liityttäessä jäseniltä ja taustajärjestöiltä. Hakemuskäsittelyn yhteydessä tietoja kerätään työnantajilta, sekä sellaisilta viranomaisilta ja viranomaisrekistereiltä, joihin Erityisalojen toimihenkilöiden työttömyyskassalla on laillinen käyttöoikeus. Henkilötietoja kerätään vain tehtävän suorittamista varten ja ainoastaan siinä laajuudessa kuin on tarpeen. Henkilö- ja yhteystiedot, jäsenyyteen liittyvät perustiedot ja työsuhteen ehdot saadaan jäsenen liitoille tai suoraan työttömyyskassalle toimittamasta liittymisilmoituksesta. Tämän lisäksi saadaan jäsenen päivärahahakemuksessa toimittamat tiedot työttömyyteen liittyen.

Hakemuskäsittelyn yhteydessä kerätään seuraavia tietoja:

  • perhetietoja väestörekisterikeskukselta
  • verottajalta verotustietoja
  • työ- ja elinkeinotoimistosta lausuntoja
  • eläkelaitokselta myönnettäviä eläkkeitä koskevia päätöksiä
  • kansaneläkelaitokselta etuuksien saajien tietoja
  • eläketurvakeskukselta työeläkeotteita

Jos työnantaja perii jäsenmaksun, työnantajaa koskevat yksilöinti- ja tilitystiedot ilmoittaa
työnantaja.

Jos käsittely tapahtuu Artikla 6 mukaisen suostumuksen perusteella, rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa 7 Artiklan 3 kohdan perusteella. Lähtökohtaisesti kassa ei käsittele henkilötietoja suostumuksen perusteella, joten tämä ei tule kysymykseen.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus valitusviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että hänen
oikeuksiaan on Tietosuoja-asetuksen valossa loukattu

9. Säännönmukaiset henkilötietojen luovutukset

Rekisterinpitäjä voi luovuttaa henkilötietoja voimassa olevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittavissa rajoissa sekä asiallisen ja lainmukaisen yhteyden täyttyessä.

Jäsenrekisterin tietoja luovutetaan vain jäsenelle itselleen sekä asianosaisen tai hänen laillisen edustajansa nimenomaisen suostumuksen perusteella taikka hänen tietojensa luovuttamiseen oikeuttavan lainsäädöksen perusteella.

Säännönmukaisia henkilötietojen luovutuksia:

  • kassan jäsenmaksuja sekä etuuksien maksatusta ja takaisinperintää koskevat tiedot verottajalle
  • lakisääteiset etuusmaksatukseen liittyvät tiedot Finanssivalvonnalle, Eläketurvakeskukselle, Työttömyysvakuutusrahastolle, työ- ja elinkeinoministeriölle, Kelalle ja verottajalle.
  • pyynnöstä tietoja luovutetaan toiselle työttömyyskassalle jäsenyyden siirron yhteydessä, työ- ja elinkeinotoimistolle, työttömyysturva-asiamiehelle, Kelalle, sosiaali- ja terveysministeriölle, vakuutus- ja eläkelaitoksille, verottajalle, sosiaalitoimistoille, ulosottoviranomaisille, oppilaitoksille, esitutkintaa suorittaville viranomaisille ja tuomioistuimille, ja muille viranomaisille, joilla on lakisääteinen tietojensaantioikeus
  • voimme myös luovuttaa tietoja EU-maiden väliseen EESSI-sosiaaliturvatietojen sähköiseen tietojenvaihtojärjestelmään

Tietoja voidaan luovuttaa myös muille viranomaisille lain edellyttämissä tapauksissa, sekä tutkimuskäyttöön (Tietosuojalaki 2 luku 4 ja 6 §).

Erityisalojen toimihenkilöiden työttömyyskassa voi toiminnassaan käyttää alihankkijoita, joille luovutetaan tietoja tehtävän suorittamiseksi. Alihankkijoilta edellytetään vaitiolositoumuksen antamista. Tietoja ei luovuteta muille organisaation ulkopuolisille tahoille, eikä käytetä suoramarkkinointiin.

10. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle

11. Rekisterin suojauksen periaatteet

Manuaalinen aineisto

Rekisteritietoja säilytetään erillisessä tilassa, jonne on pääsy vain henkilöillä, joilla työntehtäviensä perusteella on oikeus käsitellä henkilötietoja.

Sähköinen aineisto

Rekisteritietoja säilytetään Erityisalojen toimihenkilöiden työttömyyskassan määräysvaltaan kuuluvassa tietokannassa. Tietokanta on suojattu ja tietokantaan pääsemiseksi käyttäjän täytyy antaa järjestelmän käyttäjätunnus ja henkilökohtainen salasana. Tietokannan ylläpitotiloissa on kulunvalvonta. Tietojen käsittelyä on rajoitettu siten, että tämän rekisteriselosteen mukaisia tietoja saavat käsitellä ainoastaan ne Erityisalojen toimihenkilöiden työttömyyskassan palveluksessa olevat henkilöt ja palvelusopimusten perusteella liittojen jäsenrekisteriasioita hoitavat henkilöt, joiden työtehtävien hoitamiseksi ne ovat oleellisia tietoja. Salassapitovelvollisuus jatkuu palvelussuhteen päätyttyäkin.

Tietosuoja-asetuksen (EU) ja tietosuojalain edellyttämän hyvän tietojenkäsittelytavan varmistamiseksi rekisterinpitäjä on ohjeistanut ja kouluttanut rekisteritietoja käsittelevät henkilöt.

12. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on lähtökohtaisesti oikeus soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti milloin tahansa:

Oikeus saada tieto henkilötietojen käsittelystä

Rekisterinpitäjällä on velvollisuus toimittaa tietoja henkilötietojen käsittelystä, kun henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään tai jostain muualta. Kassan jäsenillä on oikeus saada pyynnöstään tietosuoja-asetuksen 15 artiklan mukaiset tiedot häntä koskevista henkilötiedoista, joita rekisterinpitäjä käsittelee. Tarkastuspyynnöt on toimitettava tietosuojavastaavalle tai kahdelle muulle henkilölle (ks. kohta 2 yhteyshenkilöt) aina kirjallisesti. Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot jäsenelle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä. Tietoja voi myös tarkistaa ja päivittää eAsiointi-palvelussa, johon löytyy linkki kassan kotisivuilla www.erityisalojentoimihenkiloidentyottomyyskassa.fi

Oikeus virheellisen tiedon oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on oikeus oikaista itseään koskevia henkilörekisteriin tallennettuja tietoja siltä osin kuin ne ovat virheellisiä. Pyynnöt tietojen oikaisemiseksi tulee lähettää tietosuojavastaavalle tai kahdelle muulle henkilölle (ks. kohta 2 yhteyshenkilöt).

Oikeus tietojen poistamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, ja rekisterinpitäjällä on velvollisuus poistaa henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, edellyttäen, että jokin artiklassa luetelluista kuudesta perusteesta täyttyy. Poistamisoikeutta ei kuitenkaan sovelleta, jos käsittely on tarpeen lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi tai yleistä etua koskevan tehtävän suorittamista varten. Pyynnöt tietojen oikaisemiseksi tulee lähettää tietosuojavastaavalle tai kahdelle muulle henkilölle (ks. kohta 2 yhteyshenkilöt).

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyllä on oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella milloin tahansa vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä siltä osin kuin henkilötietojen käsittelyperusteena on oikeutettu etu. Rekisterinpitäjä ei saa enää käsitellä henkilötietoja, paitsi jos rekisterinpitäjä voi osoittaa, että käsittelyyn on olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää rekisteröidyn edut, oikeudet ja vapaudet tai jos se on tarpeen oikeusvaateen laatimiseksi, esittämiseksi tai puolustamiseksi.

Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jokaisella rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle eli tietosuojavastaavan toimistolle, taikka sen Euroopan unionin jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa rekisteröidyn asuinpaikka tai työpaikka sijaitsee, mikäli rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan ei ole käsitelty soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

14. Menettely oikeuksien käyttämisessä

Rekisteröidyn oikeuksien toteuttamista koskevat pyynnöt osoitetaan Erityisalojen toimihenkilöiden työttömyyskassalle, (ks. kohta 2 yhteyshenkilöt). Rekisterinpitäjä toimittaa edellä mainitut tiedot jäsenelle 30 päivän kuluessa tarkastuspyynnön esittämisestä.

Erityisalojen toimihenkilöiden työttömyyskassa voi pyytää rekisteröityä tarkentamaan pyyntöään ja varmentamaan henkilöllisyytensä ennen pyynnön käsittelemistä. Kassa voi kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Henkilötietoja voi myös tarkistaa ja päivittää eAsiointi-palvelussa, johon löytyy linkki kassan kotisivuilla www.erityisalojentoimihenkiloidentyottomyyskassa.fi.

15. Profilointi ja automaattinen päätöksenteko

Rekisterinpitäjä ei tee henkilötietojen pohjalta rekisteröityyn kohdistuvaa profilointia tai käytä automaattista päätöksentekoa.

16. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen

Tätä tietosuojaselostetta voidaan päivittää aika ajoin esimerkiksi lainsäädännön muuttuessa. Suosittelemme, että tutustut tietosuojaselosteen sisältöön. Tämä tietosuojaseloste on viimeksi päivitetty 23.11.2020.